Rôles des parties
Pour les données personnelles que l'utilisateur professionnel introduit dans Clevin concernant ses propres clients, fournisseurs, collaborateurs, représentants ou contacts, l'utilisateur agit comme responsable du traitement.
SCUBE agit comme sous-traitant au sens du RGPD lorsqu'elle traite ces données pour fournir Clevin selon les instructions documentées de l'utilisateur et les conditions applicables.
SCUBE reste responsable du traitement pour ses propres opérations : gestion des comptes, facturation du service, sécurité, support, prospection lorsque applicable et obligations légales propres.
Objet, durée et finalités
Le traitement dure pendant l'utilisation de Clevin et, après la fin du contrat, pendant la période nécessaire a l'export, la suppression, l'anonymisation, la preuve, la sécurité ou les obligations légales.
Les finalités sont la fourniture de l'application, l'hébergement des données, la gestion des factures et documents, les imports et exports, les transmissions techniques, le support, la sécurité, les sauvegardes et les intégrations demandées par l'utilisateur.
Pour la France, les finalités peuvent inclure la préparation, transmission et suivi d'un mandat PA et des adresses de facturation électronique.
Catégories de données et personnes concernées
Les données peuvent comprendre : noms, prénoms, fonctions, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales, identifiants d'entreprise, identifiants fiscaux, factures, montants, références, pièces jointes, fichiers UBL, historiques, statuts et journaux techniques.
Les personnes concernées peuvent être les utilisateurs du compte, représentants légaux, clients, fournisseurs, personnes de contact, collaborateurs, prestataires ou toute personne mentionnée dans une facture, un document ou une pièce jointe.
Instructions et obligations du client
Le client garantit que les données confiées a Clevin ont été collectées licitement, que leur traitement dans Clevin dispose d'une base légale appropriée et que les personnes concernées reçoivent les informations requises.
Le client s'engage a ne pas utiliser Clevin pour traiter des données illicites, excessives, sensibles sans base légale appropriée, ou incompatibles avec les finalités du service.
Si SCUBE estime qu'une instruction viole le RGPD ou une règle applicable, SCUBE peut en informer le client et suspendre l'exécution de l'instruction concernée.
Obligations de SCUBE
SCUBE traite les données uniquement selon les instructions documentées du client, sauf obligation légale contraire. SCUBE veille a ce que les personnes autorisées a traiter les données soient soumises a une obligation de confidentialité.
SCUBE met en place des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, notamment contrôles d'accès, authentification, séparation logique des environnements, sauvegardes, journalisation, protection des communications et limitation des accès internes.
SCUBE aide raisonnablement le client, dans la mesure possible et compte tenu de la nature du traitement, a répondre aux demandes d'exercice de droits, obligations de sécurité, analyses d'impact et consultations d'autorités lorsque cela concerne Clevin.
Sous-traitants ultérieurs
Le client autorise SCUBE a engager des sous-traitants ultérieurs nécessaires a la fourniture de Clevin, notamment pour l'hébergement, l'authentification, la base de données, le stockage, les emails transactionnels, les paiements, l'analyse, le support et les intégrations métier.
SCUBE impose a ces sous-traitants des obligations de protection des données compatibles avec le présent accord. SCUBE reste responsable de leur intervention dans la limite prévue par les conditions d'utilisation.
Pour Clevin France, Ademico Software, notre plateforme agréée partenaire et point d’accès Peppol, peut intervenir pour les traitements liés au mandat PA et à la réception électronique.
Violations, transferts et fin du traitement
SCUBE notifie au client toute violation de données personnelles concernant les données traitées pour son compte dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, lorsque cette notification est requise par le RGPD.
Lorsque des transferts hors de l'Espace économique européen sont nécessaires, SCUBE s'appuie sur un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu'une décision d'adéquation, des clauses contractuelles types ou toute autre garantie appropriée.
A la fin du service, SCUBE supprime, anonymise ou restitue les données dans un délai raisonnable, sauf obligation légale, nécessité de preuve, sécurité, sauvegarde temporaire ou instruction compatible du client.